Er was eens een gemeente die wilde bezuinigen. Aan iedere medewerker van die organisatie werd gevraagd of zij ideeën wilde indienen om dit te bewerkstelligen. Vervolgens stroomde de ideeën binnen en gingen managers aan de slag om deze ideeën uit te voeren.
Eén van deze ideeën was om gezamenlijk koffie in te kopen. Tenslotte kan je dan een kwantum korting afdwingen bij de leverancier.
Hiervoor werden buurgemeenten benaderd, met de vraag of ze ook geïnteresseerd waren in deze korting. “Natuurlijk! Wij willen ook besparen!” was het antwoord van alle buurgemeenten. Alzo gebeurde.
Een koffie inkoopcentrale werd opgericht en de eerste koffie “nieuwe stijl” werd aangeleverd. Kleine kinderziektes werden al snel in de kiem gesmoord. Een voordeel van de nieuwe werkwijze is dat de koffie op een complete pallet werd afgeleverd op een centraal punt. De koffie-inkoopcentrale ging de pallet koffie verdelen onder de aanvragers. Hierna werd een bodedienst ingehuurd om de bestelde koffie te verdelen onder de aanvragers. Afspraken werden gemaakt over de afhandelingstermijnen van het afleveren van de koffie.
Al snel bleek dat het een probleem was, dat iedere gemeente de koffie-inkoopcentrale te pas en te onpas belde met hun bestelling. Doordat de gemeenten de bestellingen niet altijd gelijktijdig deden werd de telefoon vaak niet opgenomen en bleken daardoor bestellingen te laat of in sommige gevallen helemaal niet te zijn gedaan, waardoor de desbetreffende gemeente een tijd lang zonder koffie kwam te zitten. Natuurlijk werden op dat moment noodmaatregelen getroffen en werden ambtenaren zelf naar de plaatselijke buurtsuper gezonden om daar een noodpakket koffie aan te schaffen. Dit was natuurlijk een onwenselijke situatie. Het is natuurlijk niet de bedoeling om de dure koffie te gaan kopen.
Hierdoor kwam er bij de koffie-inkoopcentrale vele klachten binnen. Dit waren er zoveel dat er besloten is dat er een klachtencommissie in het leven moest worden geroepen. Uiteindelijk kwam deze commissie tot de conclusie dat de meeste klachten hun grondslag hadden in communicatieproblematiek. Aanbevolen werd om een commissie op te richten die tot doel had om het communicatieprobleem te verhelpen.
Na drie keer overleg gevoerd te hebben, heeft de communicatiecommissie geadviseerd om een centraal meldpunt te maken voor het indienen van koffiebestellingen. Dit kon op het intranet worden gefaciliteerd, waardoor alle gemeenten toegang hadden tot het meldpunt. Na het opstellen van een programma van eisen konden offertes worden aangevraagd bij ICT bedrijven om het meldpunt te laten inrichten. In het programma van eisen is opgenomen dat het Centralemeldpuntkoffiebestellingen doelmatig moest worden beheert. Eens per week zou het Centralemeldpuntkoffiebestellingen de bestellingen bundelen en doorgeven aan de koffie-inkoopcentrale.
Een volgende aanbeveling van de communicatiecommissie was dat er een koffieklachtencommissie aangesteld moest worden, gelet op de vele klachten. Deze commissie zou in eerste instantie eens per twee weken overleg moeten hebben, waarna de frequentie van vergaderen afgebouwd kan worden naar minimaal 1 keer per maand. Dit kan pas plaats vinden wanneer de klachten af zouden nemen. Het secretariaat van deze commissie is dagelijks (op werkdagen) te bereiken van 9:00 tot 17:00 uur.
Uiteindelijk is geconstateerd dat er door 7 gemeenten, de koffie-inkoopcentrale, communicatiecommissie, Centralemeldpuntkoffiebestellingen, koffieklachtencommissie, koffieverdeelpunt, ICT onderhoud en de centrale unit koffiebetalingen handelingen werden verricht, die een betere afstemming moesten hebben. Hierdoor is het noodzakelijk dat er een algemeen coördinator koffiezaken wordt aangesteldt. Deze heeft de verantwoording over alle koffie-processen. Aangezien een coördinator geen beslissing bevoegdheid heeft, moet er ook een afdelingshoofd worden aangesteld. U kunt nu solliciteren bij een van de samenwerkende gemeenten.
Alleen als aan alle voorgenoemde voorwaarde is voldaan, kan een proces in goede banen worden geleid. Zelf koffie inkopen is te duur!
Met vriendelijke groet,
F.W.J. van der Waal
